Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales
1.Alcance
Esta política aplica a todo tratamiento de datos personales que realiza Agents Es Para Todos en desarrollo de su actividad: el sitio www.agentsesparatodos.com, la plataforma app.agentsesparatodos.com, los canales de contacto comercial y de soporte, y los procesos internos de administración de clientes y proveedores.
Aplica a los datos de: visitantes del sitio y prospectos, personas de contacto de nuestros clientes, usuarios autorizados de la plataforma, y candidatos, proveedores y aliados. Para los datos que nuestros clientes cargan a la plataforma sobre sus propios clientes o empleados, ver la sección 3.
2.Definiciones
- Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
- Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Cliente: la empresa que contrata la plataforma. Usuario autorizado: la persona a quien el Cliente le da acceso.
- Datos del Cliente: la información que el Cliente carga, conecta o genera dentro de su espacio en la plataforma.
3.Nuestro doble rol: Responsable y Encargado
Agents Es Para Todos actúa en dos calidades distintas, y es importante no confundirlas:
- Como Responsable — respecto de los datos que recolectamos para operar nuestro propio negocio: prospectos, contactos comerciales, usuarios de la plataforma (nombre, correo, rol, actividad de acceso), facturación y soporte. Este documento gobierna ese tratamiento.
- Como Encargado — respecto de los Datos del Cliente. Cuando una empresa carga a la plataforma su base de clientes, sus ventas, su cartera o su inventario, esa empresa sigue siendo el Responsable de esos datos. Nosotros solo los tratamos por cuenta suya y siguiendo sus instrucciones. No los usamos para fines propios, no los vendemos, no los cruzamos entre clientes y no los publicamos. Las condiciones de ese tratamiento están en el Anexo de Tratamiento de Datos.
En corto: si usted es cliente final de una empresa que usa nuestra plataforma y quiere conocer, actualizar o suprimir sus datos, el destinatario natural de su solicitud es esa empresa. Si nos escribe a nosotros, trasladaremos la solicitud a esa empresa y se lo informaremos.
4.Qué datos tratamos y para qué
| Categoría | Datos | Finalidades |
|---|---|---|
| Cuenta y usuarios | Nombre completo, correo corporativo, empresa, rol y permisos, contraseña (almacenada cifrada mediante función hash, nunca en texto claro), fecha de creación y último ingreso. | Crear y administrar la cuenta; autenticar y autorizar; enviar invitaciones y restablecer contraseñas; soportar y facturar el servicio. |
| Actividad y seguridad | Registros de ingreso, acciones ejecutadas en la plataforma (ejecuciones, cambios de definición, envíos de reportes), errores técnicos y trazas de diagnóstico. | Seguridad de la información, auditoría, prevención de fraude y abuso, soporte y diagnóstico de fallas, cumplimiento de obligaciones legales. |
| Uso del producto | Métricas agregadas de uso de funcionalidades, dispositivo y navegador, país aproximado derivado de la dirección IP. | Entender qué se usa y qué no, priorizar mejoras, medir desempeño y estabilidad. |
| Comunicaciones | Correos, mensajes de WhatsApp y agendamientos con nuestro equipo, y su contenido. | Atender solicitudes comerciales y de soporte; dejar constancia de acuerdos. |
| Prospectos y marketing | Nombre, empresa, cargo, correo y teléfono suministrados voluntariamente. | Contactar, agendar demostraciones y enviar información sobre el servicio. Puede oponerse en cualquier momento. |
| Facturación | Razón social, NIT, dirección, datos de contacto de cartera y documentos tributarios. | Facturar, recaudar y cumplir obligaciones contables y tributarias. |
| Datos del Cliente | Lo que el Cliente decida cargar o conectar. Típicamente: identificación, nombre, teléfono, correo, dirección o ciudad de sus clientes, y su historial comercial. | Únicamente prestar el servicio contratado por ese Cliente, bajo su instrucción. Actuamos como Encargado (sección 3). |
No usamos los datos para decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre el titular. Los análisis, segmentaciones y recomendaciones que produce la plataforma son insumos de apoyo para que una persona decida.
5.Autorización del titular
Recolectamos datos con autorización previa, expresa e informada, obtenida por medios que permiten su consulta posterior: la casilla de aceptación en formularios y en el registro de usuarios, la aceptación de los Términos y Condiciones, o la constancia escrita del intercambio comercial. Conservamos prueba de la autorización mientras dure el tratamiento.
Cuando el Cliente carga datos de terceros a la plataforma, el Cliente declara y garantiza que cuenta con la autorización o el fundamento legal que le permite tratarlos y encargarnos su tratamiento.
6.Datos sensibles y de menores
No solicitamos datos sensibles (salud, biometría, origen étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, vida sexual, afiliación sindical) ni datos de niñas, niños y adolescentes para nuestros propios fines, y el servicio no está diseñado para tratarlos. El Cliente se obliga a no cargarlos a la plataforma salvo acuerdo escrito previo que defina las garantías reforzadas correspondientes. Responder preguntas sobre datos sensibles es facultativo.
7.Inteligencia artificial
La plataforma usa modelos de lenguaje de Anthropic (familia Claude), consumidos a través de la API de Anthropic o de Amazon Bedrock. Sobre esto queremos ser explícitos:
- Cuando usted usa una función asistida por IA, el contenido necesario para responder —su pregunta y el fragmento de datos pertinente— se envía al proveedor del modelo para producir la respuesta.
- Bajo los términos comerciales de esos proveedores, el contenido enviado por la API no se utiliza para entrenar modelos.
- Las salidas de un modelo de lenguaje son probabilísticas y pueden contener errores. No sustituyen asesoría contable, tributaria, financiera, jurídica ni médica. Verifique antes de decidir.
8.Encargados y proveedores
Nos apoyamos en proveedores de infraestructura y servicios que tratan datos por cuenta nuestra, bajo contrato y obligaciones de confidencialidad y seguridad. A la fecha de esta versión:
| Proveedor | Función | Ubicación |
|---|---|---|
| Amazon Web Services | Cómputo, base de datos, almacenamiento, correo transaccional y modelos vía Bedrock | EE. UU. (us-east-1) |
| Anthropic | Modelos de lenguaje (Claude) vía API | EE. UU. |
| Cloudflare | DNS, TLS y entrega del sitio | Red global |
| Sentry | Monitoreo de errores de la aplicación | EE. UU. |
| PostHog | Analítica de uso del producto | EE. UU. |
| Langfuse | Trazabilidad de las llamadas a los modelos | EE. UU. |
| Correo corporativo, agendamiento y conexión opcional a Google Sheets | EE. UU. |
Publicamos aquí la lista vigente. Si incorporamos un nuevo encargado que trate Datos del Cliente, lo informaremos con antelación razonable en los términos del Anexo de Tratamiento de Datos. Además, podemos revelar datos cuando una autoridad competente lo exija mediante orden válida, o para ejercer o defender derechos.
No vendemos datos personales ni los compartimos con terceros para su publicidad.
9.Transferencias y transmisiones internacionales
Nuestra infraestructura y la de nuestros proveedores está principalmente en Estados Unidos, país declarado por la Superintendencia de Industria y Comercio como territorio con un nivel adecuado de protección de datos (Circular Externa 005 de 2017, incorporada a la Circular Única). Adicionalmente, con cada proveedor que actúa por cuenta nuestra existe un contrato de transmisión de datos con las cláusulas exigidas por el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, que le impone tratar los datos conforme a nuestras instrucciones y garantizar su seguridad y confidencialidad. Al usar la plataforma, el titular queda informado de que sus datos pueden almacenarse y procesarse fuera de Colombia bajo esas condiciones.
10.Seguridad de la información
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales al riesgo, entre ellas:
- Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) en todo el tráfico del sitio y de la aplicación.
- Aislamiento entre clientes: los datos de cada cliente viven en un espacio lógico separado y todo acceso se filtra por la organización del usuario autenticado.
- Red privada: la aplicación y la base de datos operan en subredes privadas, sin exposición directa a internet; el acceso humano a producción es excepcional, nominal y auditado.
- Control de acceso por roles y permisos, con contraseñas almacenadas mediante función hash y sesiones revocables.
- Registros de actividad de ingresos, ejecuciones y cambios de definición.
- Copias de seguridad administradas de la base de datos y gestión de secretos en bóveda cifrada.
Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, lo informaremos a los afectados y a la autoridad conforme a la ley y al procedimiento del Anexo de Tratamiento de Datos.
11.Conservación y eliminación
- Datos de cuenta y de uso: mientras la relación esté vigente y luego por el término necesario para atender obligaciones legales, contables y de defensa jurídica.
- Datos del Cliente: mientras dure el contrato. Terminado el contrato, el Cliente dispone de treinta (30) días calendario para exportar su información; vencido ese plazo la eliminamos de los sistemas productivos y, dentro de los sesenta (60) días siguientes, de las copias de respaldo, salvo obligación legal en contrario.
- Prospectos: hasta que el titular solicite la supresión o cesen las finalidades.
12.Cookies y tecnologías similares
La aplicación usa almacenamiento local y cookies estrictamente necesarias para mantener la sesión iniciada y las preferencias de idioma e interfaz; sin ellas el servicio no funciona. Usamos además analítica de producto para medir uso de funcionalidades, con identificadores asociados a la cuenta y no a perfiles publicitarios. No usamos cookies de publicidad ni de rastreo entre sitios. Puede bloquear o borrar cookies desde su navegador, entendiendo que las estrictamente necesarias afectan el funcionamiento.
13.Derechos del titular
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted puede:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos, en especial los parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando no proceda un deber legal o contractual de conservarlo.
- Acceder gratuitamente a sus datos que hayan sido objeto de tratamiento.
14.Cómo ejercer sus derechos
Escríbanos a [CORREO DE PRIVACIDAD] indicando su nombre, un dato de contacto, la descripción de los hechos y su solicitud. Si actúa a nombre de otra persona, adjunte la prueba de esa facultad.
- Consultas: respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible, informamos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
- Reclamos: si la solicitud está incompleta, le pediremos completarla dentro de los cinco (5) días siguientes; si no lo hace en dos (2) meses, se entenderá desistida. El reclamo se atiende en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, informándole el motivo.
- Mientras el reclamo esté en trámite, el dato quedará marcado con la leyenda «reclamo en trámite».
15.Área responsable
La atención de consultas, reclamos y peticiones sobre datos personales está a cargo del Oficial de Protección de Datos de Agents Es Para Todos, ubicado en [DIRECCIÓN], correo [CORREO DE PRIVACIDAD], teléfono [TELÉFONO].
16.Cambios y vigencia
Podemos actualizar esta política. Publicaremos la versión vigente en esta misma dirección con su número de versión y fecha, y avisaremos por correo a los usuarios de la plataforma cuando el cambio sea sustancial, con al menos quince (15) días de antelación. Esta versión rige desde el 29 de agosto de 2026. Las bases de datos administradas por Agents Es Para Todos tendrán vigencia mientras subsistan las finalidades descritas y los deberes legales de conservación.
17.Aviso de privacidad
[RAZÓN SOCIAL], NIT [NIT], domiciliada en [DIRECCIÓN], correo [CORREO DE PRIVACIDAD], actuará como responsable del tratamiento de los datos personales que usted suministre, con las finalidades de prestar y administrar el servicio contratado, atender solicitudes comerciales y de soporte, facturar, cumplir obligaciones legales y velar por la seguridad de la información. Usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, a solicitar prueba de la autorización y a revocarla, en los términos de la Ley 1581 de 2012. La política completa está disponible en www.agentsesparatodos.com/privacidad.html.